ISO 9001:2015

ISO 9001:2015

(Sistem Manajemen Mutu)

ISO 9001 merupakan standar internasional di bidang sistem manajemen mutu. Suatu lembaga/organisasi yang telah mendapatkan akreditasi (pengakuan dari pihak lain yang independen) ISO tersebut, dapat dikatakan telah memenuhi persyaratan internasional dalam hal manajemen penjaminan mutu produk/jasa yang dihasilkannya.

Generic berarti standar yang sama dapat diterapkan pada berbagai organisasi, besar atau pun kecil, apapun produk dan layanannya, dalam sembarang aktifitas suatu sektor, dan apakah itu adalah perusahaan business, layanan publik atau departemen pemerintahan.

Sistem manajemen mengacu pada apa yang organisasi lakukan untuk mengelola proses, atau aktivitas, sehingga produk atau jasa memenuhi tujuan yang telah ditetapkannya sendiri, seperti:

  • Memenuhi persyaratan kualitas pelanggan,
  • Sesuai dengan peraturan, atau
  • Tujuan lingkungan.

ISO 9001 adalah standar internasional yang diakui untuk sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM). SMM menyediakan kerangka kerja bagi perusahaan dan seperangkat prinsip-prinsip dasar dengan pendekatan manajemen secara nyata dalam aktifitas rutin perusahaan untuk terciptanya konsistensi mencapai kepuasan pelanggan.

Pengguna ISO 9001:
Setiap jenis organisasi dapat mengambil manfaat dari penerapan atas persyaratan-persyaratan ISO 9001 berdasarkan delapan prinsip-prinsip manajemen :

  1. Organisasi yang berfokus pada pelanggan
  2. Kepemimpinan
  3. Keterlibatan orang
  4. Pendekatan terhadap proses pendekatan yang sistematik pada manajemen
  5. Pembuatan keputusan berdasarkan
  6. Pendekatan nyata
  7. Hubungan dengan pemasok yang saling menguntungkan
  8. Peningkatan berkesinambungan

Manfaat dari ISO 9001
Manfaat-manfaat yang diperoleh dari pendaftaran ISO 9001 adalah:

  1. Kepuasan pelanggan – dengan penyampaian produk secara konsisten dalam memenuhi persyaratan-persyaratan pelangga.
  2. Mengurangi biaya operasional – dengan peningkatan berkesinambungan pada proses-proses dan hasil dari efisiensi operasiona.
  3. Peningkatan hubungan pada pemegang kepentingan – termasuk para staf, pelanggan dan pemasok
  4. Persyaratan kepatuhan hukum – dengan pemahaman bagaimana persyaratan suatu peraturan dan perundang-undangan tersebut mempunyai pengaruh tertentu pada suatu organisasi dan para pelanggan anda.
  5. Peningkatan terhadap pengendalian manajemen resiko – dengan konsistensi secara terus-menerus dan adanya mampu telusur suatu produk dan pelayana.
  6. Tercapainya kepercayaan masyarakat terhadap bisnis yang dijalankan – dibuktikan dengan adanya verifikasi pihak ketiga yang independen pada standar yang diakui.
  7. Kemampuan untuk mendapatkan lebih banyak bisnis – khususnya pemenuhan spesifikasi-spesifikasi pengadaan yang membutuhkan sertifikasi sebagai suatu persyaratan untuk melakukan suplai barang dan jasa.

Pendaftaran sertifikasi ISO 9001
Proses registrasi berikut dengan tiga langkah sederhana:

  1. Aplikasi permohonan pendaftaran dilakukan dengan melengkapi kuestioner SMM.
  2. Asesmen terhadap ISO 9001 yang dilakukan oleh satu badan sertifikasi – dimana suatu organisasi haruslah dapat menunjukkan bahwa manajemen mutu yang dilakukannya telah benar-benar berjalan secara minimal dalam jangka waktu tiga bulan sesuai seluruh urutan (siklus) dari audit internal.
  3. Permohonan pendaftaran disetujui oleh satu badan sertifikasi, berikut tahapan selanjutnya harus dilakukan oleh klien. Program 6 bulanan atau 12 bulanan (tahunan) kunjungan audit pengawasan (surveilans) haruslah benar-benar dilaksanakan serta proses sertifikasi ulang setelah tiga tahun masa berlakunya sertifikasi ISO 9001 tersebut.

Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu memberikan manfaat antara lain meningkatkan kepuasan pelanggan, operasional perusahaan yang lebih efisien dan efektif, meningkatkan pemasaran dan perdagangan internasional, dan memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik serta meningkatkan produktivitas.

Dokumen-dokumen sertifikasi ISO 9001:2015 yang dinilai terdiri dari:

  1. Quality Manual (Manual/Pedoman menu)
  2. Quality Procedure (Prosedur mutu)
  3. Work Instruction/Job Description (Intruksi Kerja)
  4. Supporting Documents/Forms (Dokumen Pendukung/Form)

SYARAT DAN ATURAN SERTIFIKASI

1. Hak dan Kewajiban

Hak Klien:

  • Mendapatkan informasi setiap adanya perubahan persyaratan dan aturan sertifikasi.
  • Mendapatkan penjelasan yang diperlukan bila ruang lingkup sertifikasi terkait dengan program yang spesifik serta informasi yang berkaitan dengan permohonan sertifikasi.
  • Mendapatkan informasi nama anggota Tim Auditor yang melaksanakan audit.
  • Berhak menggunakan logo MHI dan logo badan akreditasi (KAN) sesuai dengan aturan dan tidak ada pernyataan yang menginterpretasikan penyalahgunaan logo sebagaimana diatur dalam DPU 03.
  • Mengajukan permohonan penambahan atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi.
  • Mengajukan naik banding, keluhan dan penyelesaian perselisihan

Kewajiban

  1. Lembaga MHI tidak membebaskan atau mengurangi tanggungjawab kepada Klien dalam melaksanakan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  2. Pemohon / klien harus:
    a. Menandatangani Perjanjian Jasa Sertifikasi dengan Lembaga MHI.
    b. Selalu memenuhi persyaratan standar yang diacu misalnya ISO 9001:2015 dan/atau ISO 14001:2015, mengimplementasikan secara konsisten dan mematuhi persyaratan dan aturan sertifikasi Lembaga MHI.
    c. Memiliki dokumen yang dijamin bahwa informasi yang diberikan kepada Lembaga MHI dijamin selalu mutakhir.
    d. Menggunakan logo MHI dan logo badan akreditasi (KAN) sesuai dengan aturan dan tidak ada pernyataan yang menginterpretasikan penyalahgunaan logo sebagaimana diatur dalam DPU03.
    e. Membayar biaya-biaya permohonan audit,survailen dan biaya-biayasertifikasi lainnya yang ditetapkan Lembaga MHI.
    f. Memelihara kredibilitas dan integritas komersial dalam semua kegiatan bisnis sesuai persyaratan standar ISO9001:2015 dan/atau ISO 14001:2015 dan persyaratan dan aturan sertifikasi Lembaga MHI.
    g. Menangani pengaduan dan keluhan yang terkait dengan sertifikasi yang tercakup dalam ruang lingkup sertifikasi.
    h. Tidak menggunakan sertifikat sedemikian rupa sehingga merugikan nama Organisasi, Lembaga MHI dan KAN, serta tidak membuat pernyataan yang dapat menyesatkan.
  3. Klien wajib memberikan informasi perubahan hal-hal sebagai berikut, tanpa menunda kepada Lembaga MHI:
    a. Perubahan yang berkaitan dengan hukum, komersial, status organisasi atau kepemilikan.
    b. Struktur Organisasi dan manajemen perusahaan
    c. Alamat penghubung dan lokasi
    d. Lingkup operasi sistem manajemen yang disertifikasi, dan perubahan utama pada sistem manajemen dan proses
    e. Hal-hal yang mempengaruhi sistem sistem manajemen mutu atau lingkungannya
  4. Lembaga MHI berkewajiban menyiapkan dana jaminan pertanggung gugatan terhadap risiko yang ditimbulkan selama kegiatan sertifikasi.
  5. Lembaga MHI secara lembaga dan individu personilnya bebas dari tekanan komersial, keuangan dan tekanan lain atau godaan dari pihak luar Lembaga MHI yang dapat mempengaruhi keputusan sertifikasi.
  6. Lembaga MHI tidak boleh terlibat dalam setiap kegiatan yang dapat meragukan kejujuran dan kepercayaan dalam kebebasannya untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan proses sertifikasi.
  7. Klien harus memberikan bantuan dan kerjasama yang diperlukan oleh Lembaga MHI agar dapat memantau pemenuhan kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu terhadap standar ISO 9001:2015/ISO 14001:2015 dan persyaratan sertifikasi.
  8. Lembaga MHI bertanggung jawab sepenuhnya terhadap setiap penerbitan sertifikat sistem manajemen mutu dan/atau lingkungan sesuai dengan standar ISO 9001:2015 dan/atau ISO 14001:2015 lembaga MHI.
  9. Dalam hal penggunaan logo Lembaga MHI, Klien wajib :
    a. Memenuhi persyaratan Lembaga MHI pada saat membuat acuan status sertifikasinya dalam media komunikasi seperti internet, brosur atau iklan, atau dokumen lainnya,
    b. Tidak membuat pernyataan yang menyesatkan berkenaan dengan sertifikasinya,
    c. Tidak menggunakan atau mengizinkan penggunaan dokumen sertifikasi atau bagiannya dalam cara yang menyesatkan,
    d. Bila terjadi pembekuan atau pencabutan sertifikasi, Klien wajib menghentikan penggunaan seluruh materi periklanan yang memuat acuan sertifikasi, sebagaimana ditentukan oleh Lembaga MHI.
    e. Merubah seluruh materi periklanan pada saat lingkup sertifikasi dikurangi,

    f. Tidak mengizinkan penggunaan acuan sertifikasi sistem manajemen yang dapat menyiratkan bahwa Lembaga MHI memberikan sertifikasi produk (termasuk jasa) atau proses
    g. Tidak menyiratkan bahwa sertifikasi berlaku untuk kegiatan diluar lingkup sertifikasi, dan
    h. Tidak menggunakan sertifikasinya yang dapat membawa Lembaga MHI dan/atau sistem sertifikasi kehilangan reputasi dan kepercayaan publik

2. Biaya Sertifikasi

Biaya sertifikasi ditentukan berdasarkan Kapasitas izin dan kompleksitas proses di organisasi menentukan jumlah mandays audit dan jumlah auditor.

3. Sumber Dana

Sumber dana Lembaga MHI berasal dari:
1. Sertifikasi, Inspeksi Legalitas Kayu
2. Penerbitan Dokumen V-legal dari Organisasi Klien

4. Penanganan Keluhan dan Banding

Lembaga MHI memperhatikan, mencatat, menindaklanjuti dan menyelesaikan semua keluhan dan perselisihan yang disampaikan secara tertulis atas penerapan sistem manajemen mutu oleh Klien. Klien dapat mengajukan banding secara tertulis atas keputusan yang ditetapkan Lembaga MHI selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sejak keputusan ditetapkan. Setelah menerima permohonan banding secara tertulis, Lembaga MHI menyelesaikan masalah yang timbul atas banding dengan meungundang Rapat Komite Pengaman Ketidakberpihakan.

5. Keputusan Sertifikasi

  • Pengambil Keputusan sertifikasi sistem manajemen adalah Direktur Lembaga MHI.
  • Bilamana diperlukan, Direktur Lembaga MHI dapat meminta personel lain yang sesuai (kompeten, tidak memiliki konflik kepentingan dan bukan personel yang melakukan audit) untuk dimintai pendapat dan sarannya dalam hal pengambilan keputusan sertifikasi.
  • Tanggung jawab keputusan sertifikasi ada pada Lembaga MHI.
  • Pengambilan keputusan sertifikasi dilaksanakan paling lambat 7 (tujuh) hari kerja setelah kajian atas laporan hasil audit diterima oleh Pengambil Keputusan.
  • Apabila Pengambil Keputusan memutuskan untuk memberikan Sertifikat kepada klien, Lembaga MHI memberitahukan keputusan sertifikasi kepada Klien
  • Masa Berlaku Sertifikat adalah selama 3 (tiga) tahun

6. Survailen

Survailen dilakukan setiap setahun sekali.

7. Sertifikasi Ulang / Resertifikasi

Sertifikasi ulang / resertifikasi dilakukan oleh klien apabila masa berlaku sertifikat sudah mulai habis.

8. Audit Khusus

Audit khusus dilakukan apabila:

  • Klien melakukan permohonan perluasan ruang lingkup sertifikasi dari klien yang disertifikasi
  • Adanya komplain
  • Tindak lanjut klien yang dibekukan sertifikasinya.

9. Pembekuan, Pencabutan dan Pengurangan Ruang Lingkup Sertifikasi

  • Lembaga MHI akan membekukan sertifikat Klien apabila terjadi kondisi-kondisi di bawah ini:
    a. Sistem manajemen Klien tersertifikasi secara terus menerus gagal memenuhi persyaratan sertifikasi, termasuk persyaratan efektivitas sistem manajemen
    b. Klien tersertifikasi tidak mengijinkan audit survailen atau resertifikasi, atau
    c. Klien tersertifikasi meminta dibekukan secara sukarela yang disampaikan secara tertulis ke Lembaga MHI
  • Penetapan masa pembekuan sertifikat klien paling lama 6 (enam) bulan
  • Pencabutan sertifikasi dilakukan apabila masa pembekuannya sertifikat klien berakhir
  • Pengurangan ruang lingkup sertifikasi apabila ada permintaan dari klien
  • Apabila Pengambil Keputusan memutuskan bahwa sertifikat Klien dicabut atau ditarik maka lembaga MHI meminta kepada Klien untuk tidak melanjutkan penggunaan status sertifikasi seperti untuk kepentingan iklan di media masa seperti internet, brosur, iklan atau media lainnya.

10. Penggunaan Logo

Klien yang sudah mendapatkan sertfikat, berhak menggunakan logo MHI dan logo badan akreditasi (KAN) sesuai dengan aturan dan tidak ada pernyataan yang menginterpretasikan penyalahgunaan logo sebagaimana diatur dalam DPU 03.